一位行政主管承擔著一些職責,其中包括財產(chǎn)管理、辦公服務(wù)和員工協(xié)調(diào)等。他做事的優(yōu)先順序永遠存在著沖突,通常到了晚上,他會哀嘆:“我浪費了時間,幾乎什么也沒完成。”

他用了一整天來把事情思考了一遍,認識到他在進入細節(jié)工作前必須有一個更廣闊的視野。對他來說,提出相對重要的目標將更有利于確立任務(wù)的優(yōu)先順序。

他很快認識到,作為一名行政主管,他的首要目標就是建立和維護一個運行平穩(wěn)的體系。完成這項工作以后,他就能夠利用預(yù)防性維護來減少問題的發(fā)生。當危機出現(xiàn)時——這在他的領(lǐng)域中是不可避免的——他就可以集中解決一個問題,而不用再擔心其他地方出現(xiàn)問題。

因此,他的第二個目標就是給自己充足的時間來集中處理主要問題,以便能夠?qū)ζ渥鞒隹焖俜磻?yīng)。于是,他將可能發(fā)生的問題進行分類,決定哪些是可以放心地委派別人去做,哪些應(yīng)該由自己親自處理。這樣,當問題出現(xiàn)時,他就有所準備,自己只處理那些嚴重的問題,因為剩下的可以讓行政系統(tǒng)去處理,不必去干涉。

如果你在許多有潛在沖突的領(lǐng)域里負有責任,那么你要做的工作一定非常的多。建立工作的優(yōu)先順序,可以讓你系統(tǒng)考慮如何使用時間,然后可以采取步聚來更好地組織你自己的時間,并讓其他人來幫助你,至少不要阻撓你。