中小企業(yè)辦公OA協(xié)同管理系統(tǒng)

OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策的輔助系統(tǒng)，是管理者的組織管理系統(tǒng)，是員工的信息平臺(tái)，它能將企業(yè)對(duì)人的管理實(shí)現(xiàn)信息化，將人由主觀意識(shí)形成的的規(guī)劃、方案、結(jié)論、評(píng)估、決策等非數(shù)據(jù)化、非數(shù)值型的數(shù)據(jù)同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中財(cái)務(wù)、采購、庫存、銷售等數(shù)據(jù)化數(shù)值型數(shù)據(jù)結(jié)合起來，形成一個(gè)二元化工作流?？梢苑治鰯?shù)據(jù)的企業(yè)辦公OA軟件

OA系統(tǒng)將使以ERP為代表的商業(yè)模式核心流程得到最大的效率保障，讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效的工作模式和管理方式，提升運(yùn)營(yíng)效率、增加管理收益。通過OA系統(tǒng)能夠加強(qiáng)控制落實(shí)規(guī)范，加強(qiáng)組織執(zhí)行能力，提高組織學(xué)習(xí)能力，提高人力資源競(jìng)爭(zhēng)力，降低管理運(yùn)營(yíng)成本，整合IT系統(tǒng)信息資源為決策提供全面信息支撐，改善溝通，輔助文化建設(shè)提高 凝聚力。

應(yīng)用OA系統(tǒng)不用拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價(jià)的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)，同時(shí)將傳統(tǒng)的表格填寫過程電子化，大大降低了、打印、傳真、復(fù)印的費(fèi)用，幫助用戶能夠更快地、準(zhǔn)確地完成相關(guān)工作節(jié)約不僅是紙張還有時(shí)間。網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程辦公節(jié)約紙張、差旅、會(huì)議、通訊等方面的費(fèi)用。

應(yīng)用OA系統(tǒng)還可以強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)管理層對(duì)組織的控制力，及時(shí)有效監(jiān)控各部門、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況；實(shí)時(shí)、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公。

OA系統(tǒng)的基本模塊

OA系統(tǒng)的基本功能包括：基本信息管理、新聞管理、公文流轉(zhuǎn)、即時(shí)通訊、考勤管理、公告管理、協(xié)同辦公、會(huì)議管理、系統(tǒng)管理和常用的工具等十個(gè)模塊，覆蓋了日常辦公所需的基本功能。下面對(duì)每個(gè)模塊的功能做簡(jiǎn)要介紹。

1、公文流轉(zhuǎn)管理

用于處理單位內(nèi)外部的各種公文信息，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計(jì)算機(jī)控制的嚴(yán)格準(zhǔn)確性實(shí)現(xiàn)公文的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化處理。子功能包括:發(fā)文擬稿、發(fā)文辦理、收文辦理、公文處理，后臺(tái)管理。

2、即時(shí)通訊管理

以WEB方式向在線用戶和非在線用戶發(fā)送消息。在線用戶會(huì)在瞬間收到提示，離線用戶在登錄時(shí)會(huì)得到提示。將其他模塊與此功能結(jié)合，如果用戶有新的文件，消息，郵件，待辦事情,系統(tǒng)將以即時(shí)通訊的方式告知用戶。

3、考勤管理

   在工作中對(duì)臨時(shí)異地辦公人員進(jìn)行管理，員工可以在外地以WEB方式與總部進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。

4、會(huì)議管理

   利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行會(huì)議通知、會(huì)議參與、會(huì)議總結(jié)查詢等功能，只要上線便可以即時(shí)通訊方式通知。

5、公告管理

   可以發(fā)布企業(yè)內(nèi)部日常的公告通知，可以選擇指定人員進(jìn)行發(fā)送。

6、協(xié)同辦公管理

   此模塊主要功能是通過網(wǎng)絡(luò)信息傳輸已達(dá)到分派任務(wù)，審批任務(wù)，處理任務(wù)，的功能，以提高工作效率。主要包括：擬辦任務(wù)，待審批任務(wù)，未完成任務(wù)，已完成任務(wù)。

7、常用工具管理

常用工具是為了方便用戶日常工作的小工具，主要包括：公司通訊錄，日程安排，記事本，個(gè)人通訊錄

（1）公司通訊錄

查詢公司內(nèi)人員的基本信息如職位，電話，以及所屬部門等，可以按姓名，部門進(jìn)行查詢。

（2）日程安排

此模塊是每個(gè)用戶可以安排自己的日程，能夠添加今天以后的日程安排，但是之前的日期只能刪除或查詢，今天以后的日程可以添加，刪除，修改等功能，而且添加的日程相對(duì)應(yīng)的會(huì)顯示顏色，以方便用戶查詢哪天有日程安排。記錄了自己對(duì)每天工作事物的安排，并在日期控件中有所提示，添加日程安排包括日程標(biāo)題，日程內(nèi)容。

（3）記事本

每個(gè)用戶記錄自己的事情，記事的標(biāo)題，內(nèi)容，時(shí)間等，具有添加，刪除，修改等功能，而且每個(gè)用戶的記事本是獨(dú)立的?？梢园从浭聵?biāo)題進(jìn)行查詢，可以刪除。

（4）個(gè)人通訊錄

此模塊是用戶個(gè)人的通訊錄，記錄自己朋友的以及同事的電話聯(lián)系方式，用戶的權(quán)限可以添加，刪除，修改。自己添加的通訊信息路，不再局限于單位內(nèi)部的通訊路，添加包括姓名，電話。可以按姓名查詢?？梢詣h除。

8、新聞管理

（1）新聞添加模塊

主要用來添加新聞詳細(xì)信息，包括：新聞標(biāo)題，新聞內(nèi)容，作者，來源，附件信息等。

（2）新聞管理

主要用來管理已添加的新聞信息，包括：查詢功能，修改功能，刪除功能。

（3）新聞發(fā)布

主要用來給管理員發(fā)布新聞，在新聞添加成功后系統(tǒng)用戶是不能瀏覽到新聞信息的。只有在管理員允許發(fā)布后用戶才能瀏覽到新聞信息。

9、基本信息管理

基本信息主要是用于管理員設(shè)置和其他模塊有關(guān)聯(lián)的信息，主要包括：會(huì)議室管理，職位管理，公文參數(shù)，公文流程。

（1）會(huì)議室管理 

主要用來維護(hù)會(huì)議管理模塊中的會(huì)議室信息，包括添加會(huì)議室，添加內(nèi)容包括會(huì)議室名稱，地點(diǎn)，負(fù)責(zé)人，刪除會(huì)議室，查詢已添加會(huì)議室。

（2）職位管理

 主要用來維護(hù)用戶管理模塊中的職位信息，包括添加職位職位，刪除職位，查詢已添加職位。

（3）公文參數(shù) 

主要用來維護(hù)公文流轉(zhuǎn)管理模塊中的公文參數(shù)信息，包括文件字，緩急程度，保密級(jí)別，歸檔類型，辦閱標(biāo)識(shí)?？梢蕴砑訁?shù)名稱，參數(shù)說明。

（4）公文流程 

主要用來維護(hù)發(fā)文管理模塊中的公文流程參數(shù)信息，包括添加流程名稱，流程說明，添加具體的流程步驟，包括步驟名稱，步驟說明，步驟序號(hào)。刪除流程，刪除步驟。

10、系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理功能是面向系統(tǒng)管理員，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置以及系統(tǒng)管理的控制后臺(tái)。主要包括包含用戶管理、部門管理、角色管理、菜單管理、系統(tǒng)設(shè)置、日志管理、數(shù)據(jù)庫備份、個(gè)人信息設(shè)置。

（1）用戶管理 

搭建好部門和角色后即可添加系統(tǒng)用戶。在添加用戶時(shí)，可設(shè)置該用戶的可訪問的欄目及所屬部門和擔(dān)任職位的分配。

（2）部門管理

 對(duì)企業(yè)部門的組織架構(gòu)進(jìn)行劃分和設(shè)定，包括：設(shè)定部門名稱、以及各部門的層次架構(gòu)，從而建立起各部門之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

（3）角色管理

 “角色”概念的應(yīng)用有助于系統(tǒng)將工作崗位與涉及的具體用戶進(jìn)行分離。調(diào)整組織機(jī)構(gòu)或人員時(shí)，系統(tǒng)管理員只需對(duì)該角色涉及的用戶操作權(quán)限做簡(jiǎn)單的調(diào)整，即可保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，不必大規(guī)模地修改工作流或人員的權(quán)限控制，從而將系統(tǒng)管理員地維護(hù)工作量減少到最低。在此可以設(shè)置角色名稱、角色權(quán)限等。

（4）菜單管理

 對(duì)于系統(tǒng)的左側(cè)導(dǎo)航菜單進(jìn)行維護(hù)，在此可以設(shè)置菜單名稱，菜單鏈接，菜單序號(hào)。

（5）系統(tǒng)設(shè)置 

可自行對(duì)系統(tǒng)名稱，數(shù)據(jù)顯示條數(shù)進(jìn)行設(shè)定。

（6）日志管理

記錄了登陸人員登陸（退出）的IP地址、時(shí)間，添加、修改、刪除數(shù)據(jù)等操作，可以按條件搜索、刪除、清空日志，方便了解用戶的操作。

（7）數(shù)據(jù)庫備份

 用于給相應(yīng)的用戶備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的功能，并支持下載已備份的數(shù)據(jù)庫。

（8）個(gè)人信息設(shè)置

 用于調(diào)整已登錄用戶自己的相關(guān)信息。例如姓名，性別，電話，傳真，等等。

2.2  OA系統(tǒng)的擴(kuò)展模塊

OA系統(tǒng)的擴(kuò)展模塊根據(jù)企業(yè)的需求，在OA系統(tǒng)的基本模塊的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)，可根據(jù)企業(yè)的需求定制該部分的功能。下面列出幾個(gè)可擴(kuò)展的模塊。

1、視頻會(huì)議連接模塊

視頻會(huì)議組件是一款新一代便攜型網(wǎng)頁視頻會(huì)議系統(tǒng),是純軟件視頻會(huì)議產(chǎn)品。用戶通過OA軟件，需普通的PC機(jī)，麥克風(fēng)，攝像頭就能夠輕松在互聯(lián)網(wǎng)上召開網(wǎng)絡(luò)會(huì)議。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)操作簡(jiǎn)單，實(shí)用易用?；赪eb瀏覽器界面，不用下載任何控件，只要能打開網(wǎng)頁的地方就能打開使用，幾乎無須培訓(xùn)就能直接使用。采用網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，協(xié)同工作，遠(yuǎn)程培訓(xùn)，遠(yuǎn)程面試，監(jiān)控指揮調(diào)度，達(dá)到提升效率，節(jié)省大量差旅、電話費(fèi)。

2、企業(yè)網(wǎng)站數(shù)據(jù)互通

    OA實(shí)現(xiàn)將企業(yè)網(wǎng)站數(shù)據(jù)與OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)相互連接，通過OA系統(tǒng)即可對(duì)網(wǎng)站新聞進(jìn)行更新操作。還可將網(wǎng)站數(shù)據(jù)連接到OA系統(tǒng)進(jìn)行顯示，將OA業(yè)務(wù)處理結(jié)果發(fā)布到網(wǎng)站上。

3、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)連接

    OA系統(tǒng)可以與其他業(yè)務(wù)功能系統(tǒng)ERP系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)互通，將組織管理與業(yè)務(wù)管理相結(jié)合為您的決策、管理提供全面的信息化管理。