智慧檔案管理系統(tǒng)

智慧檔案平臺(tái)

1.具備首頁集中化展現(xiàn)檔案庫房信息、管理檔案、庫房管理、庫房環(huán)境管理、檔案配置、系統(tǒng)設(shè)置等功能模塊，各模塊相關(guān)功能操作應(yīng)邏輯分明，符合實(shí)體檔案管理流程要求及庫房專用設(shè)施管理要求。

2.軟件各功能應(yīng)具備完備性、正確性、一致性、易理解性、可操作性等方面要求。

3.首頁集中化展現(xiàn)檔案庫房信息：

（1）至少展現(xiàn)檔案庫房實(shí)時(shí)環(huán)境、系統(tǒng)消息、庫房容量、曲線報(bào)表、檔案檢索等內(nèi)容。

（2）系統(tǒng)消息應(yīng)顯示當(dāng)前用戶的所有提示信息，其中包含報(bào)警消息、下載消息等。

（3）庫房容量支持通過圖形的形式顯示庫房的容量信息。應(yīng)至少顯示庫房已用容量占比及空閑容量占比。

（4）曲線報(bào)表支持通過曲線圖的方式顯示庫房?jī)?nèi)環(huán)境數(shù)據(jù)的走勢(shì)。

1.管理檔案：

（1）具備實(shí)體檔案管理功能，支持針對(duì)檔案條目和電子文件進(jìn)行管理，可以對(duì)條目數(shù)據(jù)進(jìn)行批量操作功能，如生成檔號(hào)、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出等。支持按照不同的檔案管理方式（案卷-卷內(nèi)級(jí)和文件級(jí)），對(duì)檔案條目和電子文件進(jìn)行錄入管理操作。管理者查詢到需要的檔案數(shù)據(jù)，可以進(jìn)行借閱，同時(shí)檔案借閱功能應(yīng)產(chǎn)生借閱記錄。

（2）支持對(duì)檔案盒信息進(jìn)行管理，保證檔案盒號(hào)與實(shí)體檔案盒一一對(duì)應(yīng)。檔案盒支持通過條碼（一維或者二維條碼）或者綁定RFID標(biāo)簽的方式來與實(shí)體檔案盒建立關(guān)聯(lián)。

（3）支持檔案借閱歸還，并可至少通過三種方式： RFID設(shè)備、條碼設(shè)備及手動(dòng)輸入檔案盒盒號(hào)。

（4）支持檔案盤點(diǎn)，對(duì)檔案是否在庫、錯(cuò)位、丟失、新增進(jìn)行盤點(diǎn)。掌握檔案數(shù)據(jù)的流動(dòng)情況(入庫、在庫、出庫、錯(cuò)位、丟失的流動(dòng)狀況)。 盤點(diǎn)工作支持RFID設(shè)備和條碼設(shè)備輔助。

（5）支持檔案檢索，可通過關(guān)鍵詞、檔案盒條碼、地址碼等方式快速查找所需的檔案信息。查找到所需的檔案信息后，可通過借閱功能，對(duì)已查找到的檔案信息進(jìn)行借閱。同時(shí)打開該信息所在位置的密集架架體并展示該密集架的實(shí)時(shí)監(jiān)控錄像，產(chǎn)生開架記錄。

（6）檔案管理支持出入庫記錄，可關(guān)聯(lián)RFID檔案盒，通過RFID通道門時(shí)自動(dòng)記錄出入的檔案盒信息。

2.庫房管理：

（1）具備檔案庫房管理功能，對(duì)檔案庫房中各類專用設(shè)備：如密集架設(shè)備、安防設(shè)備、檔案存放環(huán)境設(shè)備、RFID設(shè)備、條碼設(shè)備、導(dǎo)引設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一管理。可設(shè)置密集架的IP、端口等參數(shù)信息。可對(duì)庫房密集架的區(qū)、列、節(jié)、層信息進(jìn)行維護(hù)。

（2）可監(jiān)控架體的實(shí)時(shí)狀態(tài)、實(shí)時(shí)環(huán)境信息（溫度、濕度）。可遠(yuǎn)程操控密集架設(shè)備。

（3）軟件應(yīng)支持對(duì)密集架架體進(jìn)行自檢，支持以遠(yuǎn)程檢測(cè)密集架架體的方式，了解密集架的運(yùn)行狀態(tài)，防止出現(xiàn)架體故障危害檔案人員安全。

（4）可設(shè)置檔案存放環(huán)境設(shè)備的IP、端口等參數(shù)信息。

（5）可設(shè)置RFID設(shè)備IP、端口等參數(shù)信息，管理RIFD通道門，當(dāng)檔案通過安全通道門時(shí)，如該檔案為非授權(quán)狀態(tài)，則通道門會(huì)發(fā)起聲光報(bào)警。

（6）可設(shè)置導(dǎo)引設(shè)備IP、端口等參數(shù)信息，展示庫房中的環(huán)境信息，這些信息可以通過平臺(tái)軟件進(jìn)行實(shí)時(shí)推送。

（7）軟件支持監(jiān)控管理，可實(shí)現(xiàn)視頻實(shí)時(shí)預(yù)覽功能，可以對(duì)檔案庫房攝像頭進(jìn)行集中管理。支持一屏、四屏、九屏的形式進(jìn)行分屏預(yù)覽功能。

（8）軟件實(shí)時(shí)同步庫房門禁主機(jī)的操作記錄，查看到庫房的訪問情況和追溯庫房安全的隱患。

（9）在軟件上查看恒濕凈化設(shè)備、密集架的故障和維保信息，記錄目前設(shè)備的故障情況和故障時(shí)間。

（10）應(yīng)支持對(duì)檔案存放環(huán)境各采集設(shè)備及管理設(shè)備進(jìn)行遠(yuǎn)程控制與管理。實(shí)時(shí)采集庫房環(huán)境信息進(jìn)行展示，并定期進(jìn)行保存。支持設(shè)定任務(wù)調(diào)度各類設(shè)備進(jìn)行運(yùn)行。

（11）應(yīng)支持記錄庫房?jī)?nèi)環(huán)境的變化數(shù)據(jù)，可通過列表、曲線方式展示，直觀地對(duì)庫房環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控與管理，為庫房管理工作提供數(shù)據(jù)支持。

（12）軟件應(yīng)具備標(biāo)準(zhǔn)的檔案模型，檔案模型已有一定數(shù)量的常用檔案模板，如文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案等，檔案模型還應(yīng)能自定義檔案管理模板，并對(duì)檔案著錄項(xiàng)、元數(shù)據(jù)等進(jìn)行自定義維護(hù)。

3.系統(tǒng)設(shè)置：

（1）軟件應(yīng)具備豐富的自定義設(shè)置功能，如用戶管理設(shè)置、角色管理設(shè)置、權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)日志設(shè)置、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置等。

（2）用戶管理，應(yīng)支持對(duì)系統(tǒng)中所有的用戶信息進(jìn)行維護(hù)。包括新增用戶、修改用戶信息、刪除用戶。

（3）角色管理，應(yīng)支持對(duì)系統(tǒng)中所有角色進(jìn)行維護(hù)；可根據(jù)業(yè)務(wù)需求來創(chuàng)建角色、修改角色、刪除角色，對(duì)角色進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限授權(quán)后，分配給用戶；角色管理中應(yīng)支持設(shè)置默認(rèn)角色的權(quán)限，如賬號(hào)設(shè)置、我的消息等基本權(quán)限。用戶角色可以根據(jù)實(shí)際需要而分配維護(hù)。

（4）權(quán)限管理，系統(tǒng)支持對(duì)所有用戶角色進(jìn)行權(quán)限設(shè)置及維護(hù)，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，對(duì)角色的權(quán)限進(jìn)行限定。權(quán)限管理應(yīng)對(duì)角色進(jìn)行相應(yīng)的授權(quán)，然后將授權(quán)后的角色分配給用戶。權(quán)限設(shè)置應(yīng)分為功能授權(quán)和數(shù)據(jù)目錄授權(quán)兩方面。其中功能授權(quán)是對(duì)軟件功能的管控；數(shù)據(jù)目錄授權(quán)是對(duì)軟件中條目數(shù)據(jù)和電子文件權(quán)限的管控。

（5）系統(tǒng)日志，系統(tǒng)中的所有日志應(yīng)支持設(shè)置和維護(hù)。任何用戶在任何時(shí)間登錄系統(tǒng)、做任何的操作，以及操作的詳細(xì)內(nèi)容都可被系統(tǒng)記錄下來，達(dá)到監(jiān)控系統(tǒng)中每個(gè)用戶操作的目標(biāo)。系統(tǒng)日志應(yīng)記錄用戶的所有操作，包含系統(tǒng)運(yùn)行日志、登錄日志、功能操作日志等，日志按照時(shí)間段進(jìn)行保存。經(jīng)過授權(quán)后的用戶可以查看日志詳情，同時(shí)可對(duì)系統(tǒng)日志進(jìn)行檢索。

（6）系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置，應(yīng)包括對(duì)系統(tǒng)基本參數(shù)、各類專用管理設(shè)備、條碼模板設(shè)置、編輯模板、數(shù)據(jù)字典的配置。參數(shù)配置內(nèi)容應(yīng)包含參數(shù)標(biāo)識(shí)、參數(shù)值、描述，并且可以添加、修改配置項(xiàng)內(nèi)容。

（7）軟件應(yīng)支持設(shè)置當(dāng)前登錄賬戶的基本信息。如姓名、電話、郵箱、頭像和修改密碼等。

4.誤刪除的檔案數(shù)據(jù)回收：

具備數(shù)據(jù)回收功能，保護(hù)誤刪除的檔案數(shù)據(jù)（文件、條目數(shù)據(jù)等），將被刪除的檔案數(shù)據(jù)存放在回收站中，回收站支持批量徹底刪除、單條還原，即對(duì)多條的檔案數(shù)據(jù)刪除之后，可以選擇一條或者幾條數(shù)據(jù)進(jìn)行還原。