中小企業辦公OA協同管理系統

OA（辦公自動化）系統是企業領導決策的輔助系統，是管理者的組織管理系統，是員工的信息平臺，它能將企業對人的管理實現信息化，將人由主觀意識形成的的規劃、方案、結論、評估、決策等非數據化、非數值型的數據同業務系統中財務、采購、庫存、銷售等數據化數值型數據結合起來，形成一個二元化工作流。可以分析數據的企業辦公OA軟件

OA系統將使以ERP為代表的商業模式核心流程得到最大的效率保障，讓企業實現高效的工作模式和管理方式，提升運營效率、增加管理收益。通過OA系統能夠加強控制落實規范，加強組織執行能力，提高組織學習能力，提高人力資源競爭力，降低管理運營成本，整合IT系統信息資源為決策提供全面信息支撐，改善溝通，輔助文化建設提高 凝聚力。

應用OA系統不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少工作中復雜環節，同時將傳統的表格填寫過程電子化，大大降低了、打印、傳真、復印的費用，幫助用戶能夠更快地、準確地完成相關工作節約不僅是紙張還有時間。網絡遠程辦公節約紙張、差旅、會議、通訊等方面的費用。

應用OA系統還可以強化領導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況；實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。

OA系統的基本模塊

OA系統的基本功能包括：基本信息管理、新聞管理、公文流轉、即時通訊、考勤管理、公告管理、協同辦公、會議管理、系統管理和常用的工具等十個模塊，覆蓋了日常辦公所需的基本功能。下面對每個模塊的功能做簡要介紹。

1、公文流轉管理

用于處理單位內外部的各種公文信息，利用計算機網絡的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現公文的標準化、流程化處理。子功能包括:發文擬稿、發文辦理、收文辦理、公文處理，后臺管理。

2、即時通訊管理

以WEB方式向在線用戶和非在線用戶發送消息。在線用戶會在瞬間收到提示，離線用戶在登錄時會得到提示。將其他模塊與此功能結合，如果用戶有新的文件，消息，郵件，待辦事情,系統將以即時通訊的方式告知用戶。

3、考勤管理

   在工作中對臨時異地辦公人員進行管理，員工可以在外地以WEB方式與總部進行溝通協調。

4、會議管理

   利用網絡進行會議通知、會議參與、會議總結查詢等功能，只要上線便可以即時通訊方式通知。

5、公告管理

   可以發布企業內部日常的公告通知，可以選擇指定人員進行發送。

6、協同辦公管理

   此模塊主要功能是通過網絡信息傳輸已達到分派任務，審批任務，處理任務，的功能，以提高工作效率。主要包括：擬辦任務，待審批任務，未完成任務，已完成任務。

7、常用工具管理

常用工具是為了方便用戶日常工作的小工具，主要包括：公司通訊錄，日程安排，記事本，個人通訊錄

（1）公司通訊錄

查詢公司內人員的基本信息如職位，電話，以及所屬部門等，可以按姓名，部門進行查詢。

（2）日程安排

此模塊是每個用戶可以安排自己的日程，能夠添加今天以后的日程安排，但是之前的日期只能刪除或查詢，今天以后的日程可以添加，刪除，修改等功能，而且添加的日程相對應的會顯示顏色，以方便用戶查詢哪天有日程安排。記錄了自己對每天工作事物的安排，并在日期控件中有所提示，添加日程安排包括日程標題，日程內容。

（3）記事本

每個用戶記錄自己的事情，記事的標題，內容，時間等，具有添加，刪除，修改等功能，而且每個用戶的記事本是獨立的。可以按記事標題進行查詢，可以刪除。

（4）個人通訊錄

此模塊是用戶個人的通訊錄，記錄自己朋友的以及同事的電話聯系方式，用戶的權限可以添加，刪除，修改。自己添加的通訊信息路，不再局限于單位內部的通訊路，添加包括姓名，電話。可以按姓名查詢。可以刪除。

8、新聞管理

（1）新聞添加模塊

主要用來添加新聞詳細信息，包括：新聞標題，新聞內容，作者，來源，附件信息等。

（2）新聞管理

主要用來管理已添加的新聞信息，包括：查詢功能，修改功能，刪除功能。

（3）新聞發布

主要用來給管理員發布新聞，在新聞添加成功后系統用戶是不能瀏覽到新聞信息的。只有在管理員允許發布后用戶才能瀏覽到新聞信息。

9、基本信息管理

基本信息主要是用于管理員設置和其他模塊有關聯的信息，主要包括：會議室管理，職位管理，公文參數，公文流程。

（1）會議室管理 

主要用來維護會議管理模塊中的會議室信息，包括添加會議室，添加內容包括會議室名稱，地點，負責人，刪除會議室，查詢已添加會議室。

（2）職位管理

 主要用來維護用戶管理模塊中的職位信息，包括添加職位職位，刪除職位，查詢已添加職位。

（3）公文參數 

主要用來維護公文流轉管理模塊中的公文參數信息，包括文件字，緩急程度，保密級別，歸檔類型，辦閱標識。可以添加參數名稱，參數說明。

（4）公文流程 

主要用來維護發文管理模塊中的公文流程參數信息，包括添加流程名稱，流程說明，添加具體的流程步驟，包括步驟名稱，步驟說明，步驟序號。刪除流程，刪除步驟。

10、系統管理

系統管理功能是面向系統管理員，對系統進行基礎數據設置以及系統管理的控制后臺。主要包括包含用戶管理、部門管理、角色管理、菜單管理、系統設置、日志管理、數據庫備份、個人信息設置。

（1）用戶管理 

搭建好部門和角色后即可添加系統用戶。在添加用戶時，可設置該用戶的可訪問的欄目及所屬部門和擔任職位的分配。

（2）部門管理

 對企業部門的組織架構進行劃分和設定，包括：設定部門名稱、以及各部門的層次架構，從而建立起各部門之間的關聯關系。

（3）角色管理

 “角色”概念的應用有助于系統將工作崗位與涉及的具體用戶進行分離。調整組織機構或人員時，系統管理員只需對該角色涉及的用戶操作權限做簡單的調整，即可保證系統的正常運行，不必大規模地修改工作流或人員的權限控制，從而將系統管理員地維護工作量減少到最低。在此可以設置角色名稱、角色權限等。

（4）菜單管理

 對于系統的左側導航菜單進行維護，在此可以設置菜單名稱，菜單鏈接，菜單序號。

（5）系統設置 

可自行對系統名稱，數據顯示條數進行設定。

（6）日志管理

記錄了登陸人員登陸（退出）的IP地址、時間，添加、修改、刪除數據等操作，可以按條件搜索、刪除、清空日志，方便了解用戶的操作。

（7）數據庫備份

 用于給相應的用戶備份系統數據庫的功能，并支持下載已備份的數據庫。

（8）個人信息設置

 用于調整已登錄用戶自己的相關信息。例如姓名，性別，電話，傳真，等等。

2.2  OA系統的擴展模塊

OA系統的擴展模塊根據企業的需求，在OA系統的基本模塊的基礎上進行二次開發，可根據企業的需求定制該部分的功能。下面列出幾個可擴展的模塊。

1、視頻會議連接模塊

視頻會議組件是一款新一代便攜型網頁視頻會議系統,是純軟件視頻會議產品。用戶通過OA軟件，需普通的PC機，麥克風，攝像頭就能夠輕松在互聯網上召開網絡會議。網絡會議系統操作簡單，實用易用。基于Web瀏覽器界面，不用下載任何控件，只要能打開網頁的地方就能打開使用，幾乎無須培訓就能直接使用。采用網絡會議，協同工作，遠程培訓，遠程面試，監控指揮調度，達到提升效率，節省大量差旅、電話費。

2、企業網站數據互通

    OA實現將企業網站數據與OA系統數據相互連接，通過OA系統即可對網站新聞進行更新操作。還可將網站數據連接到OA系統進行顯示，將OA業務處理結果發布到網站上。

3、其他業務系統數據連接

    OA系統可以與其他業務功能系統ERP系統進行數據互通，將組織管理與業務管理相結合為您的決策、管理提供全面的信息化管理。